校属各单位：
为进一步加强学校档案管理工作，确保2024年度各类档案材料的完整收集、规范整理和及时归档，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合《江南官方网站档案管理办法》（豫财院〔2023〕65号）的要求，现将档案归档工作有关事项通知如下。
一、归档范围
2024年1月1日至12月31日学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文件、报表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。主要内容有：
1.上级机关下发的与学校有直接关系并需贯彻执行的文件材料。
2.校党委、校行政发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划等。
3.学校各部门以学校名义与外单位签订的协议、合同等。（注：凡加盖学校公章的协议、合同等原件，必须归档）
4.学校各部门的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、招生人数、招生录取表、学生信息卡、毕业生成绩单、基本建设情况、财务账簿、固定资产等。
5.学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态等。
6.学校举办重大活动和应对突发事件所形成的材料，包括党代会、教代会、运动会、开学典礼、毕业典礼、庆祝教师节等所形成的文字、图片、音像等资料。
7.学校各部门围绕本科教学工作合格评估整改及申请硕士学位重点立项培育单位的相关材料。
8.以学校名义获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗、重要题词以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物等应随相关纸质文件同时归档。
9.电子文件、照片、录像等各种载体文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。
10.其他应归档的文件材料。
[详见附件1《江南官方网站各部门文件材料收集归档范围》（2025）]
2024年以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请整理好后一并归档。
二、归档要求
1.各部门兼职档案员负责本部门应归档材料的收集、整理与归档工作，并按《江南官方网站综合档案馆（校史馆）归档材料移交单》（见附件2）格式编制目录，在规定时间内到综合档案馆（校史馆）办理移交手续。
2.文件类的归档材料以“件”为单位归档，OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。
3.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
4.归档材料须是原件，复印件原则上不得归档。
5.声像档案：录音、录像光盘的外盒上应贴上标签，并附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；照片要求每张照片都做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。
6.实物档案：标明实物名称、获得时间和颁赠单位。
7.电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。
三、归档时间和地点
时间：即日起至2025年4月30日
地点：象湖校区西教学办公楼816室
四、归档程序
1.归档材料移交时，交接双方当面清点核对，符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续，不符合要求的由兼职档案员整理好后再移交。
2.归档单位在移交归档材料时需提交归档材料移交单，移交单一式两份，交接双方签字并加盖部门公章后各留存一份。
电子档案及归档材料移交单的电子稿须同时发送至邮箱zhdag@hafu.edu.cn。
未尽事宜请与综合档案馆（校史馆）联系。
联 系 人：贺 丹 乔冬梅
联系电话：85305816
附件：
1.江南官方网站各部门文件材料收集归档范围（2025）
2.归档材料移交单
综合档案馆（校史馆）
2025年3月5日
豫公网安备 41010702003322号